Werken in de publieke sector was voor Camilio Delfgaauw (32) geen bewuste keuze. Hij koos voor de Universiteit Twente omdat het een prettige omgeving is, die elke dag weer iets nieuws brengt. De publieke sector betekent voor hem kiezen voor de beste deal op de lange termijn. Na z’n studie bedrijfsinformatietechnologie werd hij eerst operationeel inkoper bij de UT. En sinds augustus 2020 werkt hij op de afdeling tactische inkoop.
Hoe ziet jouw speelveld eruit?
“Zeer levendig,” lacht Camilio, “met zoveel studenten is het nooit saai. Er worden interessante onderzoeken gedaan en mijn werk is heel afwisselend. De ene keer verdiep ik me in printers, de volgende keer in roostersystemen. En op dit moment zoeken we een broker die mensen voor ons gaat inhuren. Omdat ik in de publieke sector werk heb ik wel in m’n achterhoofd: hoe slimmer ik werk, hoe meer we studenten en hun onderzoek kunnen faciliteren. Het gaat bij mij niet om de goedkoopste deal, maar om de beste keuze voor de lange termijn.”
Welk belang torent daar voor jou bovenuit?
“Ik zie het als mijn taak om onpartijdig en objectief te zijn. En dat is een interessant spel. Gevoelsmatig staat het belang van mijn collega’s dicht bij mij. Ik wil ze zo goed mogelijk helpen en zij zijn inhoudelijk deskundig op het product of de dienst. Aan de andere kant ken ik de inkoopregels en ben ik me bewust van de gevolgen van keuzes, zowel intern als extern. Het gaat om grote bedragen en grote belangen. Als een aanbiedende partij zich benadeeld voelt, lig je als organisatie onder een maatschappelijk vergrootglas.”
Drie stappen vooruitdenken… noem eens een voorbeeld.
“De voorbereidingen voor een aanbestedingstraject kosten al gauw een half jaar. In de voorbereidingsfase stellen we de gewenste resultaten vast en formuleren we de eisen waaraan de aanbieders moeten voldoen. Je kunt daarbij niet alleen uitgaan van je eigen eisen, je moet ook in de gaten houden of er genoeg leveranciers in de markt zijn die daaraan kunnen voldoen. Stel dat na die lange voorbereiding blijkt dat er maar één leverancier is die aan die eisen kan voldoen. Dan is al het werk voor niets, want dan is de mededinging niet meer gewaarborgd. En tijdens de aanbesteding zelf mag je de eisen niet meer aanpassen.”
Vanuit de noodzaak om de markt goed te kennen, is het goed om niet alleen naar de grote spelers te kijken. Kleinere bedrijven kunnen ook een belangrijke bijdrage leveren. Je leest hier meer over in het verhaal van Shantal.
Heb je je ook wel een vergaloppeerd?
“Het is nooit helemaal fout gegaan, maar het gevaar dat op de loer ligt zit ‘m in de interpretatie. Wij willen een open speelveld creëren. Op welke manier weeg je dan belangen en waarden met elkaar af? Het is wel eens voorgekomen dat een leverancier zegt dat hij wél aan de eisen voldoet terwijl wij zeggen van niet. Daarom is de voorbereidende fase ook zo belangrijk, de eisen die je stelt moeten realistisch zijn en meetbaar. Ik probeer alles objectief te maken, maar achteraf merk je dan toch wel eens dat iets anders uitpakt. Zo kun je wel een producttest eisen, maar wat doe je als een product pas na een jaar defect raakt?”
Waarom ben jij voor deze functie uit het juiste hout gesneden?
“Ik ben leergierig, houd van afwisseling en ik vind het leuk om mensen te helpen en voor hen het beste resultaat te bereiken. Daarnaast ben ik ook best wel koppig en kan ik goed nee zeggen. Dat is wel essentieel voor deze functie, anders gaat het mis,” lacht Camilio.
De slimste zet is natuurlijk inkooptrainnee worden. Hoe zie jij dat?
“Het lijkt me heel gaaf om bij verschillende organisaties ervaring op te doen. Want ook al zijn het allemaal organisaties binnen de publieke sector die dit trainneeship aanbieden, iedere organisatie heeft toch z’n eigen aanpak. Hier bij de UT hebben we vaak te maken met unieke apparatuur met een patent, dus kunnen we vaak zelf de leveranciers kiezen.”
