Vers van de opleiding Technisch Commerciële Textielkunde ging Bente Damhuis (26) werken als inkoper bij een leverancier voor raamdecoratie. Na vijf jaar maakte ze de switch naar de publieke sector: de gemeente Enschede. Daar werkt ze nu een half jaar als inkoper en dat vindt ze superleuk. Bente: “Mijn werk is een mooie mix van procesmatig en mensgericht werken.”
Geef eens een schets van jouw werkveld
“Mijn werk is heel divers, superleuk vind ik dat! Het is fijn om zowel procesmatig als mensgericht te werken. En de onderwerpen waarin ik me verdiep zijn heel afwisselend. De ene keer gaat het om leaseauto’s en leer ik heel veel over laadpalen. De andere keer gaat het over het stadsarchief en duik ik in het digitaliseren van documenten. Werken in de publieke sector voelt voor mij veel meer als realiteit. Als ik naar m’n werk fiets, zie ik letterlijk wat we allemaal inkopen. Van bushokjes tot de leaseauto’s van de handhaving. En als ik rijlessen inkoop voor de werkzoekenden in onze gemeente, dan voelt het tof dat ik eraan bijdraag dat mensen meer kans maken op een baan.”
Welk belang torent voor jou daar bovenuit?
“Betrouwbaar zijn is in dit vak belangrijk. Mijn keuzes kunnen grote impact hebben en daardoor voel ik veel verantwoordelijkheid. Dat gaat niet alleen over de dingen die ik inkoop, maar ook bij het aanbesteden zelf, waarbij ik kies hoe ik voldoe aan alle regels van MVOI, Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Leiden de eisen die ik in de aanbesteding stel tot de keuze voor het beste product of de beste dienst voor mijn organisatie en de maatschappij? Sluit ik niet bij voorbaat bepaalde partijen uit? Omdat Enschede vlakbij de landsgrens ligt, kunnen bepaalde aanbestedingen ook voor Duitse aanbieders interessant zijn. Verder moeten de maatregelen proportioneel zijn. Zo mag ik bijvoorbeeld niet een leverancier uitsluiten omdat deze het formulier verkeerd heeft ingevuld.”
Drie stappen vooruitdenken… noem eens een voorbeeld.
“Met al die eisen kun je je voorstellen dat de voorbereidende fase van een aanbesteding een half jaar in beslag neemt. Wil ik bijvoorbeeld eisen dat de Arbo-arts die we zoeken binnen een straal van 10 kilometer gevestigd is? Dan moet ik wel zeker weten dat genoeg Arbo-artsen aan deze eis kunnen voldoen, zodat we voldoen aan de concurrentie-eis van een minimaal aantal leveranciers. En bestaat er een kans dat te weinig partijen animo tonen voor de aanbesteding, dan kan ik besluiten om geen moeilijke casus te laten uitwerken, maar slechts een plan van aanpak. Het is dus heel belangrijk dat je de markt kent. Gelukkig kun je in zo’n geval ook een marktconsultatie uitvoeren, waarbij je inhoudelijk deskundige partijen uitnodigt. Geen saai vak dus, ik kom echt wel achter m’n bureau vandaan” lacht Bente.“
Heb je je ook wel eens vergaloppeerd?
“Ha ha, in het begin wel bijna, letterlijk. Ik wilde te snel en had de doorlooptijd te optimistisch ingeschat. Verder valt het wel mee, want je moet in dit vak heel secuur zijn. Bijvoorbeeld bij de beoordeling. Ik geef zelf geen cijfers, maar schrijf wel een motivatie voor het totaalcijfer. Ik moet dus goed luisteren en de logica van een conclusie van mijn collega’s checken. Je kunt je voorstellen dat de inschrijvende partijen, die er natuurlijk heel veel tijd en moeite in hebben gestoken, elke motivatie waar ze zich niet in herkennen kunnen aanvechten.”
Waarom ben jij voor deze functie uit het juiste hout gesneden?
“De dynamiek in dit vak past bij mij. Je moet zowel goed kunnen analyseren als snel schakelen. Je moet kritisch zijn, maar ook verschillende partijen bij elkaar kunnen brengen. Verder vind ik het heel fijn dat het hier echt ergens over gaat. In m’n vorige werk zat ik acht uur per dag met China te mailen en voelde ik weinig maatschappelijk nut bij m’n aankoop. In de publieke sector werk je procesmatig, je hebt een stabiele basis. Maar de invulling is steeds anders, geen dag is hetzelfde.”
De slimste zet is natuurlijk inkooptrainee worden. Hoe zie jij dat?
“Een hele slimme zet, inderdaad. Aanbesteden leer je niet op school. Om er een goed beeld van te krijgen moet je het ervaren. En waar krijg je nou de kans om dit bij drie verschillende organisaties tot in detail te leren kennen?”