“Van elkaar leren en samenwerken staat bij ons voorop” Yonda Rolink (28) werkt nu alweer vier jaar bij de gemeente Hengelo als inkoopadviseur. “Een superleuk team,” aldus Yonda, “warm, bevlogen en vooral met veel humor. Van elkaar leren en samenwerken staat bij ons voorop en we zullen inkooptrainees dan ook met open armen ontvangen.”
Hoe ziet jouw speelveld eruit?
“Ik ben inkoopadviseur voor het domein bedrijfsvoering, daaronder vallen onder andere ict, financiën, hrm en facilitair. Werken in de publieke sector betekent voor mij dat ik niet alleen met geld bezig ben. Ook duurzaamheid, mensen met afstand tot de arbeidsmarkt en de lokale economie zijn voor mij belangrijke thema’s. Ik heb geen ervaring in de private sector, want ik heb hiervoor bij de provincie Overijssel en bij het Afval Energiebedrijf Amsterdam gewerkt. Dus ik kan niet veel over de verschillen vertellen.”
Welk belang torent daar voor jou bovenuit?
Direct, zonder nadenken, zegt Yonda: “Duidelijkheid en eerlijkheid zijn superbelangrijk, zodat je op basis van vertrouwen kunt samenwerken, intern en extern.” Gevraagd naar een voorbeeld vertelt ze: “Stel je voor dat één van de aanbiedende partijen al vaker met de gemeente heeft samengewerkt, dan is er al gauw sprake van een kennisvoorsprong. Als inkoper moet je hiervan bewust van zijn en deze voorsprong waar mogelijk wegnemen. Je moet je dus goed kunnen verplaatsen in de situatie van de tegenpartij. En tegelijk moet je ook opletten dat je niet ‘voor de zekerheid’ alles maar gaat voorschrijven. Want je wilt juist ook de unieke kennis van de aanbieder de ruimte geven, zodat je de beste oplossing krijgt.”
Drie stappenvooruit denken… noem eens een voorbeeld.
“Nou, je wilt als gemeente een aantrekkelijke partner zijn, zodat voldoende partijen gaan aanbieden en ook de beste aanbieder met je wil werken. Een ingewikkelde aanbesteding, financiële risico’s of bepaalde eisen en voorwaarden kunnen dan ‘afschrikken’. Maar als het contract er eenmaal ligt, kun je niet zomaar nog veranderingen aanbrengen in het contract en gemaakte afspraken. Het juridische puzzelen rondom inkooptrajecten moet je wel leuk vinden, zeg maar,” lacht Yonda.
Heb je je ook wel eens vergaloppeerd?
“Nou, ons vak kan best spannend zijn. Het gaat immers om grote bedragen en grote belangen. Daardoor heb je soms ook te maken met partijen die de middelen hebben om een rechtszaak aan te spannen om hun gelijk te krijgen. Dan heeft het niet zo zeer met vergalopperen te maken, maar met een verschil van inzicht of met even niet goed opletten. Een foutje kan snel gemaakt zijn in een groot project. En dat kan iedereen gebeuren en in mijn werk liggen dan meteen imagoschade en smeuïge krantenkoppen op de loer.”
Waarom ben jij voor deze functie uit het juiste hout gesneden?
“Ik ben een verbinder en vind het leuk om mensen in een team bij elkaar te brengen en te enthousiasmeren om samen ergens naartoe te werken. Daarnaast ben ik heel direct en eerlijk, spreek ik collega’s aan op hun verantwoordelijkheid en zorg ik ervoor dat iedereen zijn afspraken nakomt. De grootste uitdaging is eigenlijk dat niemand erop zit te wachten om een aanbesteding te doen. Het is wettelijk verplicht, maar het is ingewikkeld en kost energie en tijd. Hoe gaaf is het dan om mensen te kunnen enthousiasmeren om samen ergens voor te gaan, en als het even kan ook nog met een beetje plezier. Ik vind het hier ook wel belangrijk om het te hebben over het nut van een aanbesteding. Als je aan de voorkant goed nadenkt, sluit het uiteindelijke product of dienst beter aan bij wat je wilt. En alle spelers in de markt krijgen een kans, heel belangrijk natuurlijk als het om zoveel geld gaat.”
En hoe zit het dan met mkb bedrijven? Hoe voorkom je dat alleen grote aanbieders een kans maken bij zulke grote projecten?
“Je kunt een opdracht verdelen in meerdere percelen. Dan kun je als mkb bedrijf inschrijven op een of meerdere percelen. Dit opdelen is trouwens ook wel weer aan regels gebonden, het mag niet in alle gevallen.” Lees ook het verhaal van Shantal, want als PhD doet zij onderzoek naar de vaardigheden die het mkb nodig heeft om een contract te winnen.
De slimste zet is natuurlijk inkooptrainee worden. Hoe zie jij dat?
“Het mooie bij dit traineeship is dat je meerdere projecten van begin tot eind kunt gaan begeleiden En dat niet bij één organisatie, maar bij drie verschillende.”
